En cualquier actividad que desempeñemos, incluso en nuestra propia vida existen diferentes factores que la pueden beneficiar o perjudicar, de todos ellos existen algunos que se denominan factores críticos, es decir son los que su impacto tanto positivo como negativo podrían afectar por completo la funcionalidad.
Si nos referimos a nuestro cuerpo algunos factores críticos son: la presión arterial, el nivel de glucosa o azúcar, el colesterol o los triglicéridos, entre algunos otros. Si cualquiera de estos factores que acabo de escribirte no fueran medidos, o bien salieran de sus parámetros podría ser desastroso para nuestras vidas.
De la misma forma en otras áreas de nuestra vida o de nuestro actuar existen factores críticos que pueden hacer que algo funcione muy bien o que sea un desastre. En este artículo vamos a hablar de las PyMes o de los emprendimientos y de algunos de los factores críticos que se tienen que conocer, todo esto a raíz de haber tenido una conversación con una empresa que desconoce varios de estos elementos y que eso no le está permitiendo avanzar con pasos más sólidos.
Como ya se ejemplifico un factor crítico es un elemento que puede causar una completa inestabilidad hasta el punto de acabar con la vida de la empresa. Por otro lado, si funciona de manera adecuada puede ayudar a que se consiga un crecimiento, expansión, aumento de la rentabilidad y otros factores ideales.
A continuación, te haré mención de algunos de estos factores críticos
- Gastos de operación
Si no conoces cuanto te cuesta operar tu negocio, va a ser muy complicado que sepas que necesitas hacer para crecer. En muchos casos solo se abre el negocio y se cree que todo lo que se ingresa ya es ganancia, cuando se tiene que separar aquello que corresponda a los gastos de operación, en otras palabras, el dinero necesario para que tu emprendimiento siga abierto. Esto puedes hacerlo de manera muy simple en una tabla de Excel, en la que registres que pagos son recurrentes, entre fijos y variables y así sepas cuando menos en promedio lo que te cuesta operar.
- Ventas
Se tiene que llevar imprescindiblemente un registro de todas las ventas realizadas, lo más detallado posible, esto te va a permitir saber cuáles son los productos que más desplazas, cuáles son los productos que son más rentables, aquellos que no tienen rotación, los que te piden o das más descuento, puedes saber por día cuanto vendes, por semana, por mes, por año, con lo cual puedes establecer una estadística, hacer una tendencia, encontrar estacionalidades, saber si un pico de ventas se debió a un cambio de precios o por otro factor, solo por mencionarte algunos de los beneficios de llevar un registro de ventas. Te vas a encontrar con la ley de Pareto y así enfocarte en aquello que es rentable para ti.
- Clientes
Total de clientes, saber cuántas personas en promedio ingresan a tu establecimiento o te piden información, de los que entran, cuantos interactúan contigo, de los que interactúan cuántos compran, tener estas métricas te va a ayudar a tomar decisiones acerca de capacitación de tu equipo, conocer sus fortalezas y debilidades, así como crear una estrategia de enganche al cliente, conversión y posteriormente fidelización. No tomar en cuenta este factor te va a causar muchos dolores de cabeza.
- Clientes nuevos
Para que cualquier negocio pueda crecer requiere día con día incrementar su cartera de clientes, sin embargo, la mayoría no sabe cuántos clientes nuevos requiere y menos cuanto le cuesta cada cliente nuevo. Saber esto te va a ayudar a que sepas que estrategias ocupara para generar esos clientes nuevos, como hacerlos frecuentes y también como impulsarlos a que ellos mismos te generen referencias u otros clientes nuevos.
- Clientes perdidos
Sin lugar a dudas todos llegamos a perder clientes en alguna ocasión, puede ser por una mala atención, un producto en mal estado, una mala actitud, o cualquier otro factor, encontrar la razón del por qué tus clientes dejan de preferirte nuevamente te ayuda a que encuentres alternativas para traerlos de nuevo contigo o bien definir de mejor manera a tu Buyer persona. No identificar la razón del cambio de preferencia te puede llevar a pensar que solo es el precio y este en el 90% de los casos no es el factor principal.
- Calidad de venta
Es cuando toda la venta se llevó a cabo de manera satisfactoria, cumpliendo con las políticas establecidas, descuentos y demás, también cuando el cliente quedo satisfecho o convencido con lo que recibió. Si un cliente se queja es una oportunidad que tenemos para mejorar nuestro servicio, nuestro producto o bien las condiciones que dimos. Ver con otra perspectiva las quejas que nos den nuestros clientes es directamente una oportunidad de mejora. Explicado de otra forma, cuando un cliente se queja te está diciendo lo que tienes que mejorar, hay clientes que prefieren no decir nada y simplemente no volver. Aprecia, agradece y convierte las quejas en mejoras inmediatas.
- Devoluciones
Este es un indicativo de que algo no le gusto a quien te compro y espera que le regreses su inversión, si tienes un registro de las devoluciones y el motivo por el cuál ocurren estas en toda posibilidad de hacer que esto cambie, si te da por igual y no lo mides ni haces nada al respecto entonces te puedo asegurar que estas irán incrementando todos los días hasta llegar al punto de ser insostenibles.
- Cancelaciones
Pueden ser producto de haber dado una mala información, de no haber identificado de forma correcta las necesidades del cliente, haber mentido, exagerado los beneficios o simplemente de que se manipulo la compra. Una cancelación es una oportunidad para revisar tu proceso de venta y encontrar que áreas reforzar. Fue tu tiempo de entrega el que se demoró, fue que no contabas con el producto o servicio y así lo vendiste. Este indicador te muestra áreas de oportunidad para mejorar.
- Productividad por vendedor
Uno de mis favoritos, saber a nivel vendedor el desempeño de cada uno, es importante llevar un registro detallado de todas las ventas que realizan, el producto que más venden, su total de clientes, su promedio de facturación, total de llamadas, total de visitas, contactos, efectividad en sus cierres, etc. Cuando conoces estos puntos, puedes ayudar de mejor manera a que cambien las tendencias, a que mejoren los resultados, le puedes dar una retroalimentación más clara y específica, lo que dará mejores resultados todos los días
- Alcance de cuotas
Me ha tocado platicar con varios emprendedores o dueños de una PyMe y me encuentro con el hecho de que no tienes cuotas asignadas, en pocas palabras no saben cuánto tienen que vender, y menos saben si están logrando algo. Primero, tener cuotas y en seguida medir sus alcances esto tiene un peso fundamental en cada organización, considero que sin este factor estaríamos navegando sin una brújula, sacando el dedo y apuntando al donde el aire sople, lo que seguramente no nos llevará a donde queremos ir.
Seguramente conoces más factores críticos, los aquí expuestos son un ejemplo de lo que pueden impactar y como si los olvidamos seguramente estaremos cerrando las puertas del negocio muy pronto.
Déjame en los comentarios que otros factores críticos considerarías y el por qué para que la comunidad pueda ampliar sus herramientas.
Josué Osorio 